電話をかける際のマナー

以前の記事で電話を受ける際の基本的な流れをご紹介しました。

今回はこちらから電話をかける際に気をつけることを押さえておきましょう。

 

電話を避けるべきタイミング

取引先に電話をかける際に、気をつけるべき時間帯があります。

以下の時間帯に電話をかけるのは極力避けるようにしましょう。

 

営業時間外

早朝や夜遅くなどの時間は多くの会社で営業時間外です。

また相手もすでに出社済みで不在である可能性があります。

また昼休み時間などの休憩時間も同じように避けましょう。

 

始業直後

会社によっては朝礼があったり、事務連絡が行れたりします。

この時間に大事な連絡をすることもありますので、相手によっては迷惑になります。

できるだけ始業後30分は間を空けて電話をかけるようにしましょう。

 

終業間際

終業間際は仕事の整理をしたり、帰宅準備をしている可能性があります。

またお子さんがいらっしゃる相手にとっては、この時間に電話が来てしまうと

必然的に退社時間が遅れることになります。

相手方に嫌われる理由にもなり得ますので、避けたほうが無難です。

 

緊急の場合

どうしても上の時間帯に電話しなければならない場合は、一言謝罪を入れましょう。

「早朝に申し訳ございません」などの相手を気遣う言葉を入れるだけで、イメージ

が大きく違います。

 

電話をかける前に

電話を受ける際と同じく、かける際もあらかじめきちんと準備が必要です。

メモ帳や必要な資料、もし電話をかけたい相手の名刺を持っていれば、それを手元

に用意してくのも良いでしょう。

電話をかけてからあたふたして、相手の時間を無駄にしないようにしましょう。

 

電話のかけ方

実際に電話して、相手が出たらまずは名乗りましょう。

「○○会社の△△と申します。お世話になっております。」

上のような形で名乗ります。

 

その後、相手の所属部署と名前、肩書を伝えて、取次を依頼します。

もし相手が不在であったら、かけ直すか、もしくは用件を伝えてもらうように

依頼しましょう。

依頼する際には自分の会社名、名前、連絡先と用件を伝えます。

かけ直す際には相手が何時頃に戻るのかを確認しましょう。

 

電話を切るときは、相手が切るのを待つか、フックを指で押さえて静かに電話

を切るようにしましょう。

 

普段ビジネスの電話をかけ慣れていない人だと、知らなかったことも多いかと

思われます。

相手の迷惑にならないように、しっかりと把握しておきましょう。

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